Mal və xidmət satışı ilə məşğul olan hər bir sahibkar gec-tez elektron qaimə-faktura tərtib etmək zərurəti ilə üzləşir. Kağız qaimələrdən fərqli olaraq, e-qaimə tam elektron formada tərtib olunur, imzalanır və göndərilir - bu, həm vaxta qənaət edir, həm də sənəd itkisi riskini azaldır. Bu yazıda e-qaimənin nə olduğunu və ümumi tərtib prosesini addım-addım izah edəcəyik.
Elektron qaimə-faktura nədir
E-qaimə - satılan mal və ya göstərilən xidmət barədə məlumatları elektron formada əks etdirən rəsmi sənəddir. O, adi kağız qaimənin funksiyasını yerinə yetirir, lakin elektron sistem üzərindən yaradılır, imzalanır (adətən elektron imza vasitəsilə) və qəbul edən tərəfə elektron şəkildə çatdırılır. Bu sənəd həm alıcı, həm də satıcı üçün mühasibat uçotunun əsasını təşkil edir.
Kim və hansı hallarda e-qaimə tərtib etməlidir
Ümumi qayda olaraq, ƏDV ödəyicisi olan və ya müəyyən həcmdə əməliyyat aparan sahibkarlar mal təhvili və ya xidmət göstərilməsi zamanı elektron qaimə-faktura tərtib etməlidir. Konkret tələblər fəaliyyət növündən və vergi statusundan asılı olaraq dəyişə bilər, ona görə də hansı hallarda bu öhdəliyin yarandığını müvafiq vergi orqanının rəsmi qaydalarından yoxlamaq daha etibarlıdır.
Tərtib prosesi necə gedir
Ümumilikdə proses bir neçə əsas addımdan ibarətdir: əvvəlcə müvafiq elektron sistemə (adətən onlayn vergi portalı vasitəsilə) daxil olunur, sonra alıcının rekvizitləri, satılan mal və ya xidmətin adı, miqdarı, qiyməti daxil edilir. Sənəd tərtib edildikdən sonra elektron imza (məsələn, Asan İmza) ilə təsdiqlənir və sistem avtomatik olaraq alıcı tərəfə bildiriş göndərir.
Hansı məlumatlar tələb olunur
Doğru tərtib üçün adətən aşağıdakı məlumatlar lazımdır: satıcı və alıcının rekvizitləri (vergi ödəyicisinin identifikasiya nömrəsi daxil olmaqla), əməliyyatın tarixi, mal və ya xidmətin təsviri, miqdar və qiymət göstəriciləri. Məlumatların dəqiq və səhvsiz olması vacibdir, çünki səhv daxil edilmiş qaimə sonradan düzəliş tələb edə bilər.
Ən çox rast gəlinən səhvlər
Sahibkarlar arasında ən çox rast gəlinən problemlər - rekvizitlərin səhv daxil edilməsi, qaimənin vaxtında tərtib edilməməsi və ya mal təhvili ilə qaimə tarixi arasında uyğunsuzluqdur. Bu cür səhvlər sonradan həm mühasibat uçotunda, həm də vergi yoxlamalarında əlavə suallara səbəb ola bilər, ona görə də hər əməliyyatdan sonra qaimənin dərhal tərtib edilməsi tövsiyə olunur.
Prosesi necə asanlaşdırmaq olar
Əl ilə hər qaiməni ayrıca tərtib etmək, xüsusilə əməliyyat sayı artdıqca, vaxt aparan işə çevrilə bilər. Bir çox biznes bu prosesi mühasibat proqramları ilə inteqrasiya edərək avtomatlaşdırır. Əgər sənəd dövriyyənizi düzgün qurmaq və səhvlərdən qaçmaq istəyirsinizsə, Sofistico kimi mühasibatlıq xidməti göstərən bir şirkətlə işləmək bu prosesi xeyli asanlaşdıra bilər - onlar həm sistemin qurulmasında, həm də cari uçotda dəstək verir.
E-qaimənin tərtibi ilə bağlı konkret qaydalar, formatlar və tələb olunan sahələr vaxtaşırı yenilənə bilər, ona görə də son qərar və əməliyyatlardan əvvəl mühasib və ya müvafiq dövlət qurumu ilə əlaqə saxlamaq tövsiyə olunur.
Tez-tez verilən suallar
Elektron qaimə-faktura hər satış üçün mütləqdirmi?
Bu, fəaliyyət növündən və sahibkarın vergi statusundan asılıdır. Konkret tələblər üçün müvafiq vergi orqanının qaydalarını yoxlamaq lazımdır.
E-qaimədə səhv aşkar edildikdə nə etmək olar?
Adətən sistem üzərindən düzəliş və ya ləğvetmə funksiyası mövcuddur, lakin dəqiq prosedur üçün mühasib və ya sistemin istifadə qaydalarına baxmaq lazımdır.
E-qaimə tərtib etmək üçün mütləq mühasib lazımdırmı?
Kiçik həcmli əməliyyatlar üçün sahibkar özü də tərtib edə bilər, lakin əməliyyat sayı artdıqca mühasib və ya mühasibatlıq xidməti ilə işləmək səhv riskini azaldır.